Bearbeitung von Originalen im SAP Standard und ProNovia AFW Anwendungen

Die Bearbeitung von Originalen erfolgt innerhalb von SAP auf zwei Arten. Normalerweise wird eine Datei automatisch mit der lokal auf dem Windows PC installierten Standardanwendung oder einer explizit definierten Windows Anwendung bearbeitet. Für die Bearbeitung von Microsoft Word-, Excel- und Powerpoint-Dateien stellt SAP zusätzlich die sog. SAP Office Integration bereit. Beide Bearbeitungsarten besitzen ihre Vorteile aber auch Limitationen.

SAP Office Integration

Der grosse Vorteil der SAP Office Integration ist die direkte Verbindung zwischen SAP und dem entsprechenden Microsoft Office Produkt. Wird ein Original mit der SAP Office Integration bearbeitet, ermöglicht dies eine sog. synchrone Bearbeitung. Wird die Bearbeitung beendet, bzw. die Anwendung geschlossen kann der Checkin zurück ins SAP vollautomatisch erfolgen. Grundsätzlich wird zwischen der sog. Inplace und Outplace Bearbeitung unterschieden.

Bei einer Inplace Bearbeitung wird die Datei direkt im SAP Fenster angezeigt. Das Beenden der Bearbeitung und der Checkin kann direkt über die SAP Benutzeroberfläche gesteuert werden.

Bei der Outplace Bearbeitung wird die Anwendung ganz normal geöffnet, bleibt aber dennoch mit SAP verbunden und das Original kann somit ebenfalls vollautomatisch eingecheckt werden.

Wird die externe SAP Office Integration (Outplace) verwendet, führt dies immer dazu, dass nebst der ausgecheckten Datei zusätzlich eine Kopie der Datei im Temporärverzeichnis des Rechners erzeugt wird. Dies kann weder verhindert, noch kann der Pfad angepasst werden. Während der Bearbeitung ist die lokale Kopie die führende Datei. Werden Änderungen vorgenommen, dann werden diese zu nicht genau definierten Zeitpunkten vollautomatisch mit der ausgecheckten Originaldatei synchronisiert. Diesem Umstand ist es geschuldet, dass es theoretisch möglich ist, Datenverlust herbeizuführen, wenn z.B. eine Anwendung abstürzt und die Änderungen noch nicht synchronisiert waren und vor dem nächsten Bearbeiten das Temporärverzeichnis des Rechners geleert wird.

Windows Anwendung

Bei der Verwendung einer Windows Anwendung erfolgt die Bearbeitung immer an der ausgecheckten Originaldatei. Durch die limitierte Verbindung zwischen SAP und der Windows Anwendung ist eine synchrone Bearbeitung im SAP Standard nie möglich. Wird die Bearbeitung startet, wird die Transaktion in aller Regel beendet. Die Datei muss durch den Benutzer immer manuell eingecheckt werden.

Innerhalb der ProNovia AFW Anwendung wurde diese Technologie erweitert. Für die allermeisten Dateitypen ist auch mit diesem Verfahren eine synchrone Bearbeitung und somit ein vollautomatischer Checkin nach Beendung der Originalbearbeitung möglich. Auch hier existieren jedoch vereinzelt Einschränkungen die später beschrieben werden.

Bearbeitung im SAP Standard

Im SAP Standard wird mit Hilfe der Workstation Applikationen gesteuert, wie ein Original angezeigt bzw. bearbeitet werden kann. Die Steuerung erfolgt mit Hilfe der Applikation. Die möglichen Wert sind in der Hilfe zum Feld im Detail beschrieben.

Nebst der Definition eines konkreten Anwendungspfades für eine Anwendung können zudem die folgenden Werte verwendet werden:

%AUTO%: Die lokale Anwendung wird vollautomatisch ermittelt. Dabei greift SAP auf die Einstellungen des PCs zurück. Das Verhalten entspricht exakt demselben Verhalten, wie wenn innerhalb von Microsoft Windows ein Doppelklick auf einer Datei ausgeführt wird.
%SAP-OFFICE-INTEGRATION.INPLACE%: Die Datei wird mit Hilfe der SAP Office Integration innerhalb des SAP Fensters angezeigt. Die Funktion steht nur für die drei eingangs erwähnten Office Typen zu Verfügung.
%SAP-OFFICE-INTEGRATION.OUTPLACE%: Die Datei wird ebenfalls mit Hilfe der SAP Office Integration geöffnet, allerdings ausserhalb von SAP in der entsprechenden Anwendung.

Wird ein expliziter Dateipfad oder der Wert %AUTO% gewählt kann SAP die entsprechende Anwendung nicht synchron starten. Die Originalbearbeitung innerhalb von SAP Standardtransaktionen (CVxxN) führt folglich immer dazu, dass die Transaktion beendet wird und dass der Checkin immer manuell durch den Benutzer erfolgen muss.

Ist die SAP Office Integration aktiviert, ist eine synchrone Bearbeitung und somit ein vollautomatischer Checkin möglich.

Originalbearbeitung in ProNovia AFW Anwendungen

Innerhalb von ProNovia AFW Anwendung stehen grundsätzlich ebenfalls diese beide Varianten zu Verfügung. Die SAP Office Integration funktioniert auf dieselbe Art und Weise und bringt die entsprechenden technischen Limitationen mit sich. Bei der Bearbeitung ohne SAP Office Integration ist es jedoch meistens möglich, Originale trotzdem synchron zu bearbeiten. Dies wird erreicht, indem der Windows Prozess der gestarteten Anwendung überwacht wird. Somit kann ebenfalls festgestellt werden, wann die Bearbeitung beendet bzw. die Anwendung geschlossen wird und ebenfalls ein vollautomatischer Checkin erfolgen.

Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass die gestartete Anwendung einen eindeutig zur Datei zuordenbaren Windows Prozess besitzt. Bei vielen Windows Anwendungen ist dieser Umstand gegeben, allerdings gibt es auch Anwendungen bei denen unabhängig von der Anzahl geöffneter Dateien immer nur ein Windows Prozess vorhanden ist. Das Schliessen einer Datei führt in diesem Fall nicht zum Beenden des Windows Prozesses. Weiter gibt es Windows Anwendungen, die beim Start einen weiteren, separaten Windows Prozess starten und sich der Hauptprozess sofort wieder beendet. Die Datei bleibt damit weiterhin geöffnet, obwohl der von SAP überwachbare Prozess bereits wieder beendet wurde.

Welche Anwendungen eine synchrone Bearbeitung unterstützten kann nicht pauschal festgestellt werden, da jede Windows Anwendung anders aufgebaut sein kann. Wenn eine Anwendung durch SAP nicht korrekt synchron gestartet werden kann, äussert sich dies in der AFW Anwendung dahingehend, dass sofort nach dem Start ein Checkin erfolgt, obwohl die Datei noch geöffnet ist, oder dass kein Checkin erfolgt, obwohl die Datei bereits geschlossen wurde. Tritt eines dieser Phänomene auf, kann abgeklärt werden, ob die Anwendung allenfalls durch die Übergabe von zusätzlichen Anwendungsparametern dahingehend gesteuert werden kann, dass ein synchroner Start zuverlässig funktioniert. Voraussetzung ist jedoch, dass die Anwendung dies unterstützt und der Hersteller dies auch entsprechend dokumentiert.

Die nachfolgenden Windows Anwendung unterstützen nachweislich keine synchrone Bearbeitung (Liste nicht abschliessend):

Microsoft Powerpoint (die synchrone Bearbeitung ist allerdings über SAP Office Integration möglich)

Standardverhalten

Innerhalb von AFW Anwendung wird die Bearbeitung grundsätzlich immer synchron ausgeführt. Im Falle von Microsoft Word, Excel oder Powerpoint Dateien ist zudem die Office Integration standardmässig aktiv. Sowohl die synchrone Bearbeitung, wie auch die Office Integration können pro AFW Anwendung mit Hilfe der Befehlsübersteuerung deaktiviert werden. Hierzu müssen die Parameter OFFICEINTEGRATION bzw. SYNCHRONOUS der Befehle DOCORIG_CHECKOUT_EDIT und DOCORIG_CHECKOUT_EDIT_AS mit einem leeren Wert übersteuert werden. Bis und mit AFW 2.9 ist es deshalb nicht möglich, die Einstellungen spezifisch pro Workstation Applikation zu definieren.

Inplace Anzeige (ab AFW 2.1)

Mit AFW 2.1 wurde ein neues Customizing für die Konfiguration der verwendeten Viewer eingeführt. Dieses befindet sich im AFW Customizing unter Widgets → Betrachtereinstellungen für WS-Applikation. Mit Hilfe dieses neuen Customizings ist es möglich, für verschiedene Applikationen einen Inplace Viewer einzurichten. Dies kann global oder auf Stufe der Anwendung erfolgen. Mit der Einführung dieser Einstellungsmöglichkeiten wird offiziell auch die Anzeige/Bearbeitung mittels SAP Office Integration Inplace (sowie weitere Viewer) unterstützt, d.h. die entsprechenden Dateien werden nicht mehr extern sondern direkt in einem Widget präsentiert. In diesem Falle erfolgt die Bearbeitung in jedem Fall synchron.

Es ist jedoch weiterhin nicht möglich, die externe Office Integration und die synchrone Bearbeitung auf Stufe von Workstation Applikationen zu pflegen, da aktuell nur interne Viewer (und genau ein allgemeiner externer Viewer) ausgewählt werden können.

Steuerung der externen Darstellung (AFW 2.10)

Mit AFW 2.10 wurde diese Lücke geschlossen. Die möglichen Viewer wurden ergänzt und bestehende Viewer wurden teilweise umbenannt. Es gibt neu zwei externe Viewer (mit/ohne Synchrone Bearbeitung). Zudem gibt es neu zwei SAP Office Integration Viewer (Inplace/Outplace). Diese Einstellungen übersteuert die alte Möglichkeit der Übersteuerung über Parameter vollständig. Sobald zu einem Original eine Viewereinstellung gefunden wird, wird nur noch diese interpretiert. Ist keine Viewer-Definition vorhanden, erfolgt die Bearbeitung gemäss dem Standardverhalten (mit Office Integration und synchron) oder gemäss der Befehlsübersteuerung.

Weitere Informationen zur neuen Funktionalität und zu den notwendigen Customizing Anpassungen finden Sie im Artikel Steuerung von externen Viewer.